出願システムにおける個人情報の取り扱いについて

本システムにおいて「個人情報」とは、出願者その他のご利用者（以下「利用者」といいます。）に関する情報であって、氏名・生年月日・住所・電話番号・メールアドレスその他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別できるものを含みます。）をいいます。

本学は、本システムの利用に伴い、以下の個人情報を取得します。

• アカウント登録時：メールアドレス
• 本登録時：氏名・フリガナ・生年月日・性別・住所・電話番号・出身高校情報（学校名・課程・学科）・卒業（見込）年
• 出願時：顔写真、調査書の記載事項、志望学部・学科、その他出願に必要な情報
• 決済時に本学が取得する情報：支払い金額、支払い方法（クレジットカード／コンビニ／Pay-easy 等）、支払い状況、取引識別番号、決済日時（クレジットカード番号、有効期限、セキュリティコード等のカード情報は、決済代行会社に直接送信され、本学では取得・保持しません。第6項参照）
• 自動的に取得する情報：アクセスログ、IPアドレス、Cookie、ブラウザ情報

本システムを通じて取得した個人情報の取扱事業者は本学であり、本学が責任をもって管理します。

• 個人情報取扱事業者：石巻専修大学
• 代　表　者：学長　【要確認：学長氏名】
• 個人情報保護責任者：入試課長　【要確認：役職名】

お問い合わせ窓口は、第13項をご参照ください。

本学は、本システムを通じて取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。

1. 出願受付・入学者選抜資料の作成・合否判定
2. 受験票・合格通知書・入学手続き書類の発送
3. 合否照会システムにおける本人確認および照会結果の表示
4. 入学手続きおよび入学後の学籍管理・教学上の連絡・学生サービスの提供
5. 検定料・入学金等の決済処理に必要な情報の決済代行会社への提供
6. 奨学金・各種支援制度の案内および申請受付
7. 本学が主催するオープンキャンパス・進学説明会等のご案内
8. 統計的な分析・集計（個人を識別できない形式での利用に限ります。）
9. 上記に付随する業務およびお問い合わせへの回答

本学は、以下のいずれかに該当する場合を除き、利用者の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命・身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

本学は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いを外部の事業者に委託する場合があります。委託にあたっては、個人情報の適切な管理を義務付け、必要かつ適切な監督を行います。

主な委託および委託の内容は以下のとおりです。

本システムの開発・保守

本システムの開発、保守、障害発生時の調査・復旧対応、および年次のデータ更新作業を外部のシステム開発事業者に委託しています。これらの業務遂行上、当該事業者が個人情報にアクセスする場合があります。

検定料等の決済処理

検定料・入学金等の決済処理を外部の決済代行会社に委託しています。クレジットカード番号、有効期限、セキュリティコード等のカード情報は、決済代行会社のシステムに直接送信されるため、本学では取得・保持しません。なお、支払い金額、支払い方法、支払い状況、取引識別番号等の決済管理に必要な情報は、本学にて適切に保管します。

本学は、取得した個人情報の漏えい・滅失・き損を防止するため、以下のとおり適切な安全管理措置を講じます。

（1）組織的安全管理措置

個人情報保護責任者を設置し、取扱者の役割と責任を明確化するとともに、個人情報の取り扱いに関する規程を整備し、定期的な点検を実施します。

（2）人的安全管理措置

役職員および委託先に対し、個人情報保護に関する教育・研修を実施するとともに、在職中および退職後の守秘義務を課しています。

（3）物理的安全管理措置

個人情報を取り扱う区域への入退室を管理し、機器・媒体の盗難・紛失を防止する措置を講じます。

（4）技術的安全管理措置

個人情報へのアクセス権限を必要最小限に制限し、ID・パスワードによる認証および操作ログの記録を実施します。通信経路の暗号化、不正アクセス対策、脆弱性対応を継続的に実施します。

本学は、利用目的の達成に必要な期間、個人情報を保有します。保有期間は、各情報の利用目的および関係法令で定める保存義務期間を踏まえて定めるものとし、利用目的を達成した場合または保存義務期間を経過した場合には、速やかに削除または匿名加工します。

なお、合格者の個人情報については、入学手続き完了後、学籍情報として本学の規程に基づき保存します。

利用者は、本学が保有する自己の個人情報について、利用目的の通知・開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止を請求することができます。

【請求手続き】

1. 第13項のお問い合わせ窓口までご連絡ください。所定の請求書をお送りします。
2. 請求書に必要事項をご記入のうえ、本人確認書類（運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード等の写し）を添付して郵送にてご提出ください。
3. 代理人による請求の場合は、委任状および代理人の本人確認書類が必要です。
4. 内容を確認のうえ、合理的な期間内に書面または電磁的方法にて回答します。
5. 請求にかかる手数料は無料です（郵送費等の実費はご負担いただきます）。

法令の規定により対応できない場合は、その旨を理由とともにご説明します。

本システムでは、ログイン状態の保持およびセキュリティ対策のために、Cookie 等の技術を利用します。これらのみによって個人を特定することはありません。

ブラウザの設定により Cookie を無効化することができますが、その場合、ログインおよび出願手続きをご利用いただけません。

本学は、個人情報の漏えい・滅失・き損が発生し、または発生したおそれがある事態を認知した場合、関係法令に従い、速やかに本人への通知および個人情報保護委員会への報告を行います。

本学は、法令の改正や社会情勢の変化等に応じて、本方針を適宜見直し、改定することがあります。利用者に重大な影響を及ぼす変更を行う場合は、本システム上での掲示またはメール等により事前に周知します。改定後の内容は、本システム上に掲示した時点から効力を生じます。

本方針に関するご質問・ご意見、開示等のご請求は、以下の窓口までお問い合わせください。